SECRETARIA ADMINISTRATIVA

FUNCIONES

a) Atender la central telefónica cuando se requiera.
b) Mantener el correlativo de cotizaciones, órdenes de compra recibidas, cartas, informes, préstamo de bombas, cargos, órdenes de compra nacional, órdenes de importaciones y la impresión de las mismas.
c) Mantener actualizado los archivos de los clientes y los informes de gerencia.
d) Elaborar las órdenes de compra solicitadas por clientes.
e) Solicitar partes de ingreso y conformidad del servicio a clientes para adjuntarlo a la factura
f) Registrar las facturas en el internet.
g) Informar a planta el cronograma de despacho de las órdenes de compra.
h) Imprimir las facturas que se generan en el SIGE, adjuntando orden de compra y guía de remisión.
i) Elaborar órdenes de compra a los proveedores autorizadas por el gerente general y hacer seguimiento de que lleguen al destino final.
j) Coordinar con supervisores para envío de productos, bombas, muestras, facturas, entre otros.
k) Coordinar reuniones que solicita gerencia con proveedores, clientes o potenciales clientes.
l) Informar al gerente general las actividades realizadas en el día y las actividades pendientes.
m) Elaborar cotizaciones o licitaciones para clientes o potenciales clientes.
n) Elaborar comodatos a los clientes que soliciten equipo de la empresa.
o) Hacer seguimiento de las órdenes de compra de los clientes para su despacho oportuno.
p) Solicitar pago por anticipado al cliente cuando la orden de compra sea al contado.
q) Informar las dudas o reclamos que tengan los clientes para que el área correspondiente pueda brindar una solución.
r) Redactar cartas a solicitud de gerencia para clientes, instituciones públicas o instituciones privadas.
s) Asistir a todas las charlas o capacitaciones cuando sea pedido por los gerentes o el ssoma, acatar todo examen médico ocupacional o clínico que solicite cualquiera de nuestros gerentes o el ssoma.
t) Archivar las ordenes de importaciones y la impresión de las mismas, ordenes de compras locales y facturas de clientes, guías de contrato de comodato.


2. PERFIL DEL CARGO

Educación: Estudios en secretariado o afines
Experiencia laboral: 01 año de experiencia en puestos similares
Formación especializada: No requiere